Les bases de l’audiovisuel pour les planificateurs d’événements novices

Vous êtes donc nouveau dans le secteur des services de réunions événementielles. Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à planifier votre premier événement, et vous vous interrogez sur ce poste budgétaire appelé audiovisuel. La location d’équipement audiovisuel est l’un des postes budgétaires les plus importants, car elle permet de donner vie à la présentation.

Trouver le bon matériel d’éclairage

La location de matériel d’éclairage permet au public de voir l’orateur. Si l’orateur se trouve sur un podium, la lumière sur la structure l’aide à voir facilement ses notes. Vous voudrez la tester pour vous assurer que l’éclairage fonctionne avant la réunion et avoir une ampoule supplémentaire à portée de main si elle grille.

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Le public doit voir suffisamment bien pour pouvoir lire les cahiers d’exercices, les documents à distribuer et ses propres notes. Lorsque vous louez un écran, un éclairage plus faible rend la présentation plus visible et empêche qu’elle ne paraisse délavée.

Une bonne sonorisation

Si le présentateur reste sur le podium, un microphone câblé monté sur le podium lui permet de faire fonctionner l’équipement de présentation en toute liberté. Ces microphones sont équipés d’un support flexible en col de cygne, et permettent à l’orateur de le pointer dans la position la plus confortable.

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Une autre option pour le présentateur est un micro lavallière sans fil qui se porte attaché aux vêtements ou comme un écouteur. Ces petits microphones permettent au présentateur de se déplacer librement dans la salle sans compromettre la qualité du son pour le public.

Lorsque vous utilisez le son, vous devez brancher l’ordinateur sur le système de sonorisation de la salle de réunion ou utiliser un ensemble de haut-parleurs externes pour que les participants puissent entendre.

La projection

L’équipement de présentation est le système de présentation le plus utilisé par les entreprises de services de réunions événementielles. Relativement simple à maîtriser, il permet aux utilisateurs de créer des présentations de diapositives présentant une variété de fonds, de polices, d’effets audio et visuels.

Lorsque vous installez l’écran, vous devez vous assurer que le bas de l’écran se trouve à au moins deux pieds du sol, afin que le public puisse voir l’écran dans son intégralité.

Quand devriez-vous travailler avec un fournisseur professionnel d’audiovisuel d’entreprise ?

Si vous coordonnez une réunion ou un événement avec des séances en petits groupes dans plusieurs salles, si plusieurs microphones sont utilisés dans une même salle ou si les besoins audiovisuels deviennent trop complexes, il est probablement temps de faire appel à des spécialistes de l’audiovisuel.

Une société de location de matériel audiovisuel pour événements analysera vos besoins et votre budget, puis vous recommandera le meilleur équipement pour obtenir les résultats souhaités. Consultez un prestataire audiovisuel dès le début du processus afin d’éviter des changements coûteux de dernière minute dus à une mauvaise planification.

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